本記事では、人材紹介に従事する企業が専用の管理システムを導入する際の選定ポイントについてご紹介します。
・企業や求職者の数が増えてきていて、ExcelやGoogleドライブでの管理では情報管理がしきれなくなってきた…
・企業や求職者とのやり取りを、社員全員で把握できるように管理をしたい…
・目標数値やKPIを分かりやすく把握したい…
上記のような悩みを解決するのが いわゆるCRMと呼ばれる顧客管理ツールとなりますが、 一般的なCRMを人材紹介事業に合わせた形で活用しようとすると、 自分たちでシステムの設計をしていく必要があり、 高度な専門知識が必要になります。
そのため、人材紹介事業に合わせて活用することを前提に作成されたのが 人材紹介事業向けの管理ツールとなっており、 専門知識がなくとも導入・運用できるように作成されています。
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現在、世の中に出ているものの多くには、主に下記機能が搭載されています。
・顧客管理機能
企業やクライアント情報の管理。
・求職者管理機能
求職者のプロフィール、スキル、経歴、資格などの情報の管理。
・求人情報管理機能
求人情報の登録、編集機能。
企業の要件と一致する求人と候補者のマッチング機能。
・応募プロセス管理
応募者の進捗状況や選考フェーズの管理。
面接スケジュールや面接結果の記録。
・売上管理・請求機能
企業・求職者に紐づいた売上金額の管理や請求書の発行。
①自社で一番困っている課題は何か
事業の状況や情報管理方法は会社によって異なります。 しかし、さまざまなツールの情報を収集していると
「この機能があったら便利かも…」
「想定より費用を抑えて導入できそう…」
など、理想の方が先走ってしまいがちです。
「どうして管理ツールを導入しようと思っているのか」
「管理ツールを導入することでどんな未来を想定しているのか」
を明確にした上で、各社の管理ツールを検討することをお勧めします。
②導入～運用までのイメージを明確にしておく
管理ツールを導入する際には
・初期設定
・（社内にデータが蓄積されている場合は）既存データのインポート
などの作業を経て、実際の運用がスタートします。
上記について、だれが対応するのか・どのくらいの時間・工数がかかるのか を明確にしておかないと、 せっかくツールを採用したのになかなか運用が開始できない…ということになりかねません。
➂管理システム単体でなく、自社で使っているツールとの相性を考える
現在使用しているメールサービス、スケジュール管理ツール、チャットサービスといった 社内共通の基本的なシステムのほか、 スカウトサイトやクライアントから提供されるATSシステムなど、 各種ツール・システムと連携して使用することができるのか否かは 業務効率化において重要になるポイントです。
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